Az adat kifejezés magába foglalja a szerződéseket, jelentéseket, kapcsolódó dokumentumokat és minden egyéb anyagot, illetve bármilyen formátumú adatot, média anyagot, akár cégen belül hozták azt létre, akár másik cégtől érkezett.
Életszakaszai, amely 4 szintre osztható: aktív, félaktív, archiválandó és megsemmisítendő.
Az állami törvények kimondják, hogy még a legkisebb cégeknek is pontos nyilvántartást kell vezetniük adataikról meghatározott időszakokat illetően (könyvelési, audit, adózási, nyugdíj, egészségügyi és biztonsági céllal). A nem megfelelő dokumentum- és adatkezelés miatt a dokumentumok eltűnhetnek, ami akár a működési engedély bevonásához, bírsághoz, börtönbüntetéshez, és végső esetben csődhöz is vezethet, ezért nagyon fontos az adatok megfelelő elrendezése és tárolása, hogy mindig könnyen elérhetőek legyenek, ha szükség van rájuk.
- Az adatok rendszeres megsemmisítése növeli az irodában a szabad teret, és csökkenti a papír tárolásának költségei.
- Az adatok tárgy, fontosság és dátum alapú csoportosítása növeli a megbízhatóságot, és egyszerűbbé teszi a visszakereshetőséget, amivel értékes idő takarítható meg.
- Biztosítja az adatok optimális formában és közegben történő tárolását.
Minden Fellowes Bankers Box® termék 100% újrahasznosított kartonból készül és újrahasznosítható. A gyártás során kizárólag vízbázisú festéket és oldószermentes ragasztót használnak, így az adattárolási szokásunk is történhet környezetbarát módszerekkel.
Figyeljünk rá tehát, hogy legyen helye azoknak az iratoknak, amiken éppen dolgozunk. Rendszerezzük egy helyre azokat, amiket még használhatunk a közeljövőben. Archiváljuk biztonságos helyen azokat a dokumentumokat, amiket már nem használunk. Végül semmisítsük meg hatékonyan az olyan papírokat, amikre már biztosan nem lesz szükségünk.