1. iktatási hiba: minden és bármi iktatása
Fontos tisztában lennünk azzal, hogy mik azok az iratok melyekre szükségünk van a munkánk során, és mi az, aminek már nem látjuk hasznát. Ennek a tudásnak a hiánya, illetve az attól való félelem, hogy megsemmisítünk valamilyen fontos iratot, eredményezheti azt a káoszt, aminek következtében végül mindent iratot iktatunk, s így egy végeláthatatlan kupacot zúdítunk a nyakunkba. Ez nem csak sok felesleges helyet foglal, hanem extra időt is elvesz, hiszen nehezen találjuk meg az épp szükséges dokumentumokat.
Tippek az iktatáshoz:
- Manapság már rengeteg információ elérhető online, érdemes átgondolni mi az, amit ezek közül papír alapon szeretnénk tárolni.
- A papír alapon tárolt dokumentumokat tartsuk erre kijelölt iratrendezőben, a könnyebb kereshetőség érdekében.
2. iktatási hiba: átláthatatlanság
Mennyi ideig tart amíg megtalálod az általad keresett szerződéseket, számlákat? Ha a válasz több, mint néhány perc, akkor túl sok időt töltesz felesleges kereséssel.
Minden elvesztegetett perc nem csak bosszúságot, hanem elvesztegetett lehetőséget is jelent valami más, fontosabb feladattal szemben.
Tippek a rendszerezéshez:
- Találj ki egy rendszert, ami számodra megfelelő! Érdemes beruházni iratrendezőkre, kapcsokra, dokumentum jelölőkre és segítségükkel különböző kategóriák szerint csoportosítani a papírokat.
- Kategóriák kialakítása: A kategóriák elnevezése során érdemes olyan nevet kitalálni, ami első ránézésre is egyértelmű, irodai környezetben a munkatársak számára is értelmezhető. Érdemes létrehozni kisebb alkategóriákat is, melyekkel hosszú távon szintén időt spórolunk meg.
- Színkódok használata: A vizuális típusok számára segítség lehet a színkódok használata (pl. zöld-pénzügyi iratok, piros-számlák), melyekkel nem csak élénkebbé, de könnyebben átláthatóvá is varázsolhatjuk az irodát/szobát.
3. iktatási hiba: vegyes mappa használata
A rendszerezés során előfordulhatnak olyan elemek, melyek egyik kategóriába sem illenek bele igazán. Ilyenkor fordulhat elő a „mindenes fiók” esete, ahová hajlamosak vagyunk minden fennmaradó dokumentumot beszórni. Általában ez a megoldás hosszú távon több bosszúságot eredményez, mint hasznot, így arra biztatunk, hogy próbálj meg minden elemet valamilyen meglévő kategóriába illeszteni.
4. iktatási hiba: nem tartunk lépést a rendszerrel
Egy jól kialakított szisztéma kiválóan működik, azonban ha nem tartjuk karban rendszeresen, mit sem ér. A felhalmozás helyett próbáljunk meg minden nap egy kis időt szánni a papírok rendszerezésére, így nem fognak felénk tornyosulni az elvégzetlen feladatok.
5. iktatási hiba: nincs kialakult megsemmisítési rutin
Ahhoz, hogy fenntartható legyen a rendszerünk, időnként szükséges a már nem használt dokumentumokat archiválni, megsemmisíteni.
Tipp az archiváláshoz:
A megadott időközönként lejáró szerződések, garanciák esetén érdemes az újonnan bekerülő példány idejében eltávolítani a már érvényét veszített elődjét.
6. iktatási hiba: nem készítünk másolatot
Gondoltál már arra mit történik, ha egy tűzeset vagy figyelmetlenség következtében eltűnnek a fontos irataid? Szoktál rendszeresen másolatokat készíteni? Külön helyeken tárolod ezeket? Megnyugtató érzés, ha biztonságban tudjuk iratainkat, és annál is megnyugtatóbb, ha vannak róla biztonsági másolataink arra az esetre, ha az eredetivel valami történne. Ez történhet felhő alapú tároló rendszerek segítségével vagy digitális adathordozók segítségével is.
Összegzés
Az imént felsorolt tippek betartásával rengeteg bosszúságtól kímélhetjük meg magunkat a jövőben, hozadékaként pedig egy rendszerezett, átlátható irodában/ szobában tölthetjük a mindennapjainkat.